Integritetspolicy

Senast uppdaterad: 2026-11-08

Asamla AB, org.nr 559564-0920 ("Asamla", "vi", "oss") behandlar personuppgifter enligt EU:s dataskyddsförordning (GDPR). Denna integritetspolicy beskriver hur vi samlar in, använder och skyddar uppgifterna när du använder vår plattform.

Vem som ansvarar för vad

• Asamla är personuppgiftsansvarig för ditt konto och din inloggning, för vår drift- och fellogg, för produktanalys, för guiden på Upptäck och för appen i ChatGPT.
• Föreningen är personuppgiftsansvarig för det den lägger in och hanterar i Asamla: medlemsregistret, möten och protokoll, dokument, bokföring, lön, föreningens e-post och handlingar till banken. Asamla behandlar de uppgifterna som föreningens personuppgiftsbiträde, enligt föreningens instruktioner. Frågor om dem vänder du dig i första hand till föreningen med.
• Du som signerar ett dokument i Asamla Sign utan att ha ett konto: vad som sparas om dig, varför, hur länge och vem som är ansvarig står i integritetsnotisen för den som signerar.

1. Vilka uppgifter vi samlar in

Vi samlar in följande kategorier av personuppgifter:

• Kontouppgifter – namn, e-postadress och lösenord vid registrering.
• Föreningsinformation – föreningsnamn, organisationsnummer och medlemsuppgifter som du lägger in.
• Användningsdata – teknisk information som IP-adress, enhetstyp, webbläsare och hur du interagerar med tjänsten.
• Kommunikationsdata – meddelanden, mötesprotokoll och dokument som skapas i plattformen.
• Betalningsuppgifter – betalningar med Swish och kort hanteras av betalleverantören Ping Payments AB. Hos oss sparas belopp, status och betalningsreferens, aldrig kort- eller bankuppgifter.
• Föreningens e-post – e-post som skickas till och från föreningens adress i Asamla: avsändare, mottagare, ämne, innehåll, bilagor, kontakter och anteckningar i konversationen.
• Handlingar till banken – när föreningen tar fram handlingar till sin bank innehåller de styrelseledamöternas namn, personnummer, e-post och telefon, eftersom banken kräver det.
• Bostadsrätter, fastigheter och aktier – om föreningen för sin lägenhetsförteckning, sitt andelsregister, sin debiteringslängd eller sin aktiebok i Asamla: innehavarnas namn, personnummer eller organisationsnummer och adress, andelstal, insats, pantsättningar med långivare, och överlåtelser med pris och köpare. Varje antagen version av registret sparas oförändrad, med de uppgifter som gällde då.
• Bokföring och lön – verifikationer, underlag, fakturor och, om föreningen använder lön, anställdas personnummer, bankkonto, lön, skatteuppgifter och frånvaro, till exempel sjukdagar. Fakturor, lönebesked och deklarationer som föreningen skickar sparas exakt som de skickades.

2. Rättslig grund för behandling

Vi behandlar dina personuppgifter med stöd av följande rättsliga grunder:

• Avtal – för att tillhandahålla tjänsten enligt våra användarvillkor.
• Berättigat intresse – för att förbättra tjänsten, säkerställa driftsäkerhet, förebygga missbruk och erbjuda AI-funktionerna, som föreningen kan stänga av (se avsnitt 8).
• Samtycke – för marknadsföring och analytiska cookies.
• Rättslig förpliktelse – för bokförings- och skatteändamål.

3. Hur vi använder dina uppgifter

Vi använder dina uppgifter för att:

• Skapa och administrera ditt konto.
• Tillhandahålla, underhålla och förbättra plattformen.
• Hantera betalningar och fakturering.
• Skicka servicemeddelanden och viktig information.
• Analysera användningsmönster för att förbättra användarupplevelsen.
• Tillhandahålla AI-baserade funktioner såsom mötesreferat, dokumentsammanfattning och bokföringshjälp.
• Förebygga bedrägerier och säkerhetshot.
• Besvara dina supportärenden.
• Låta föreningens moderatorer hantera anmälda inlägg och kommentarer.

Support

När du kontaktar Asamla, under Kontakta Asamla eller via assistenten, sparar vi ditt namn, din e-postadress, föreningen, ämnet, det du skriver och var i tjänsten du var. Ärendet läggs också i Asamlas supportkanal i Slack (USA, EU Data Privacy Framework), där vi svarar. Vi ser din förenings uppgifter bara om du själv ger oss läsrätt på ärendet. Läsrätten gäller högst sju dagar, du kan återkalla den när som helst, och varje gång vi tittar syns det i din behandlingshistorik. Utan läsrätt kommer vi åt föreningen bara vid nödåtkomst, för något som inte kan vänta, som ett fel i en körning, en myndighets begäran eller misstänkt bedrägeri. Den kräver ett skriftligt skäl, gäller högst ett dygn och bara för läsning, och föreningens administratörer får besked.

Anmälningar och blockeringar

Anmäler du ett inlägg eller en kommentar sparas vem som anmälde, varför och ett utdrag ur det anmälda, så att föreningens moderatorer kan hantera det. Blockerar du en medlem sparas det tills du häver blockeringen eller ett av era konton raderas.

Köp i en organisations butik

Köper du något i en organisations butik är organisationen säljaren och ansvarar för dina uppgifter, och Asamla behandlar dem för organisationens räkning. Vi sparar ditt namn, din e-postadress, ditt telefonnummer om du anger det, leveransadressen, vad du köpt, vilka villkor du godkände och om du har ångrat köpet. Ping Payments får det som behövs för betalningen: namn, e-postadress, telefonnummer, adress och IP-adress. Du behöver inget konto. Vill du ha ut eller ta bort dina uppgifter frågar du organisationen, som kan ta fram dem och ta bort det som inte måste sparas.

4. Delning av uppgifter

Vi säljer aldrig dina personuppgifter. Vi delar uppgifter med följande underleverantörer som hjälper oss att driva plattformen. De behandlar uppgifterna som personuppgiftsbiträden, enligt personuppgiftsbiträdesavtal eller de villkor för personuppgiftsbehandling som gäller för respektive tjänst:

Listan finns också på sidan Underbiträden, där du kan se när den senast ändrades.

Självständigt personuppgiftsansvariga mottagare. Ping Payments AB ansvarar självt för de uppgifter det behandlar vid betalningar och kundkännedom. Skatteverket tar emot de deklarationer föreningen lämnar via Asamla, och Bolagsverket de handlingar föreningen lämnar in digitalt, med undertecknarens personnummer. Banken tar emot de handlingar föreningen lämnar in. Kopplar föreningen sitt Fortnox skickas fakturor och kunder dit och betalningar läses tillbaka, på föreningens uppdrag; Fortnox är då föreningens egen leverantör. Skickar föreningen en länk till en mäklare ser mäklaren lägenhetens innehavare och pantsättningar, men inga personnummer. Vi kan också dela uppgifter med andra myndigheter om vi är skyldiga enligt lag.

5. Lagring och säkerhet

Databasen, med bland annat bokföring och medlemsregister, och dess säkerhetskopior finns hos Supabase i Stockholm, och våra serverfunktioner körs i Stockholm. Filer, till exempel kvitton och dokument, lagras hos Vercel i Stockholm. Varje natt tar vi dessutom krypterade säkerhetskopior: databasens sparas hos Vercel och filernas hos Supabase, båda i Stockholm, så att ingen leverantör ensam har den enda kopian. Uppgifter som raderas i tjänsten finns kvar i säkerhetskopiorna tills de tas bort därifrån. Flera av våra underleverantörer är baserade i USA. Supabases support kan i felsökning se driftloggar och metadata från USA och Singapore, men inte innehållet i databasen utan vårt uttryckliga medgivande. När ett möte eller ett dokument är öppet skickas besked om ändringar, och vilka som är inne med namn, i realtid via Supabase Realtime, som kan föra meddelandena genom Supabases nät utanför EU; själva innehållet skickas aldrig den vägen. När personuppgifter överförs utanför EU/EES sker det med stöd av EU-US Data Privacy Framework (DPF) eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler (SCC).

Vi använder branschstandard-säkerhetsåtgärder inklusive kryptering i vila och under överföring, åtkomstkontroller och regelbundna säkerhetsgranskningar.

Hur länge vi sparar uppgifter

• Kontouppgifter: så länge kontot finns. Raderar du kontot avidentifieras dina uppgifter.
• Bokföring, underlag och lön: sju år efter utgången av det kalenderår då räkenskapsåret avslutades, enligt bokföringslagen. Det gäller också fakturor, lönebesked och deklarationer som de skickades, och varje version av föreningens systemdokumentation. En medlem som bokföringen nämner avidentifieras i stället för att raderas, så att bokföringen fortfarande går att följa.
• När en förening slutar använda Asamla kan den under 30 dagar ladda ner ett arkiv med hela bokföringen. Därefter raderas föreningens personuppgifter, utom räkenskapsinformationen, som vi bevarar skrivskyddad för föreningens räkning tills bokföringslagens tid har gått ut för det sista räkenskapsåret och sedan raderar. Under den tiden kan föreningen begära ut arkivet från oss. Signerade ärenden i Asamla Sign sparas den tid avsändaren valde.
• Lägenhetsförteckning, andelsregister och aktiebok: så länge föreningen använder Asamla, med varje tidigare version, eftersom registret ska visa vem som ägde vad och när.
• Föreningens e-post: en konversation tas bort, med e-post och bilagor, 24 månader efter det senaste meddelandet, om inte föreningen har valt en annan tid (ett till fem år). E-post från avsändare som föreningen inte har godkänt tas bort efter 30 dagar. Bilagor som föreningen har fört över till bokföringen sparas där som underlag enligt bokföringslagen.
• Underlag som mejlas till föreningens inkorgsadress i bokföringen: mejlets text tas bort efter 90 dagar. Bilagorna sparas som underlag enligt bokföringslagen.
• Samtal med assistenten: 180 dagar efter det senaste meddelandet.
• Supportärenden: 24 månader efter det senaste som hände i ärendet. Kopian i Asamlas Slack följer supportkanalens egen lagringstid.
• Anmälningar av innehåll: 24 månader efter att en moderator hanterat dem.
• Köp i en organisations butik: en beställning som aldrig betalades avidentifieras 30 dagar efter att reservationen gick ut. En betald beställning är bokföringsunderlag, och köparens uppgifter tas bort efter det sjunde året efter det räkenskapsår då beställningen senast ändrades.
• Råa transkriptioner av möten: 12 månader. Protokollet sparas så länge föreningen vill.
• Logg över vem som har läst eller ändrat personuppgifter som personnummer: 24 månader.
• Drift- och fellogg: 90 dagar.
• IP-adresser i våra begränsningar av antalet anrop (till exempel för appen i ChatGPT och guiden på Upptäck): högst två dygn.

6. Dina rättigheter

Enligt GDPR har du rätt att:

• Begära tillgång till dina personuppgifter (registerutdrag).
• Begära rättelse av felaktiga uppgifter.
• Begära radering av dina uppgifter ("rätten att bli bortglömd").
• Begära begränsning av behandling.
• Invända mot behandling.
• Begära dataportabilitet.
• Återkalla samtycke.

När du är inloggad kan du själv ladda ner en kopia av din data och begära radering av ditt konto på sidan Integritet & data.

Kontakta oss på hej@asamla.se för att utöva dina rättigheter. Du har även rätt att lämna klagomål till Integritetsskyddsmyndigheten (IMY).

7. Cookies

Vi använder cookies och liknande tekniker för att tjänsten ska fungera, för att analysera hur den används och, med samtycke, för att mäta våra annonser.

Nödvändiga cookies

Dessa cookies krävs för autentisering, sessionshantering och säkerhet. De går inte att stänga av eftersom plattformen inte fungerar utan dem.

Analytiska cookies

Med ditt samtycke använder vi Mixpanel för att analysera hur plattformen används — vilka sidor som besöks, vilka funktioner som används och hur användare interagerar med tjänsten. Analysen kopplas till ditt konto med namn och e-postadress och används endast för att förbättra tjänsten. Med samma samtycke spelar Mixpanel in hur sidorna används (klick, rörelser och sidbyten), och uppgifterna lagras inom EU. Med samma samtycke mäter Vercel Speed Insights hur snabbt sidorna laddas, utan att något lagras på din enhet.

Kommer du till Asamla från en annons i ChatGPT, på Google, på Instagram eller på Facebook sparar vi, med samma samtycke, en cookie som säger varifrån i 30 dagar. Skapar du ett konto under den tiden sparas uppgiften på kontot, så att vi kan se om annonsen ledde någonstans. Den innehåller inget annat om dig. Utan samtycke följer annonsens märkning i stället med i länken till registreringen, så när du skapar ett konto sparar vi vilken annons eller länk som tog dig hit, från länken själv och utan cookies.

Marknadsföringscookies

Med ditt samtycke till marknadsföringscookies använder vi Meta-pixeln och Metas Conversions API för att se om våra annonser på Facebook och Instagram leder till nya konton. Pixeln skickar vilka sidor på Asamla du besöker till Meta, och när du skapar ett konto skickar vi även en händelse om det med din e-postadress i hashad form. Meta Platforms Ireland Ltd. är gemensamt personuppgiftsansvarig med oss för insamlingen och överföringen, och kan använda uppgifterna för egna ändamål enligt sin egen integritetspolicy, bland annat för att visa annonser. Uppgifterna kan överföras till USA med stöd av EU-US Data Privacy Framework. Utan samtycke laddas pixeln inte och inget skickas till Meta.

Kommer du från en annons i ChatGPT och har godkänt marknadsföringscookies sparar vi också OpenAI:s klickreferens för annonsen i 30 dagar. Skapar du ett konto under den tiden talar vi om det för OpenAI, tillsammans med klickreferensen, så att vi kan se vilka annonser som leder till nya konton, med ett internt id för registreringen så att samma konto inte räknas två gånger. Vi skickar inte ditt namn eller din e-postadress. Utan samtycke skickas inget till OpenAI.

Med samma samtycke använder vi Google Ads-taggen för att se om våra annonser på Google leder till nya konton och organisationer som används. Taggen sparar annonsens klickreferens (gclid) i en cookie och berättar för Google att du besökt Asamla; vi sparar också klickreferensen i 30 dagar. Skapar du ett konto under den tiden talar vi om det för Google, tillsammans med klickreferensen, tiden och ett internt id för registreringen, men utan ditt namn eller din e-postadress. Då sparar vi klickreferensen i upp till 30 dagar till, så att vi också kan tala om för Google om du startar en organisation och om den börjar användas, på samma sätt och utan uppgifter om vem du är eller vilken organisationen är. Vi sparar också vilken kampanj, annonsgrupp och vilket sökord klicket kom från, för att se vad annonserna kostar per organisation. Efter de 30 dagarna raderas klickreferensen och kopplingen till dig och organisationen. Drar du tillbaka samtycket i cookie-inställningarna raderas uppgifterna direkt om du är inloggad, annars nästa gång du loggar in i den webbläsaren. De raderas också om du tar bort ditt konto. Konton som skapas på Asamla Sign omfattas inte. Vi ger inte samtycke till att Google använder uppgifterna för att anpassa annonser. Google Ireland Limited är personuppgiftsansvarig för sin egen behandling enligt sina villkor för annonsmätning, och uppgifterna kan överföras till USA med stöd av EU-US Data Privacy Framework. Utan samtycke laddas taggen inte och inget skickas till Google.

Annonser på Bolagen

Kommer du till Asamla eller Asamla Sign från en annons på Bolagen (bolagen.ai) och har godkänt marknadsföringscookies sparas annonsens kampanjnummer i webbläsarfliken (sessionStorage) tills du stänger den. Skapar du sedan ett konto eller ett Sign-konto, eller köper signeringar, i samma flik talar vi om för Bolagen att kampanjen ledde dit. Anropet går från din webbläsare, så Bolagen ser din IP-adress som vid varje besök på en webbplats, men får bara kampanjnumret, inte ditt namn eller din e-postadress. Bolagen sätter ingen cookie och sparar bara ett antal per kampanj och dag. Utan samtycke sparas inget och inget skickas till Bolagen.

Drift- och fellogg

När du är inloggad loggar vi själva, utan cookies och utan att lagra något på din enhet, vilka sidor i Asamla du besöker och hur länge, samt fel som uppstår för dig — till exempel ett anrop som misslyckas eller en sida som inte kan visas. Det gör vi med stöd av berättigat intresse, för att kunna hitta och rätta fel och förstå hur tjänsten används. Loggen sparas i vår egen databas i 90 dagar, endast Asamlas personal kan se den, och den raderas om du raderar ditt konto. Därefter finns bara summor per dag kvar, utan koppling till dig.

När du först besöker Asamla visas en cookie-banner där du kan välja mellan "Acceptera alla", "Endast nödvändiga" eller "Anpassa". Du kan när som helst ändra dina inställningar på vår cookie-inställningssida.

8. AI-behandling

Asamla använder AI för assistenten, mötesreferat, transkribering, dokument- och stadgesökning, läsning av kvitton och förslag i bokföringen. När du använder dessa funktioner kan text från dina meddelanden, mötesprotokoll, dokument eller bokföring skickas för bearbetning.

Språkmodellerna, transkriberingen av ljudfiler och sökindexet körs hos Berget AI inom EU. Röstläget i assistenten använder OpenAI i USA, och realtidstranskribering av möten använder ElevenLabs och Recall AI i USA. Överföringar till USA sker med stöd av EU-US Data Privacy Framework eller EU-kommissionens standardavtalsklausuler.

Innan text skickas från assistenten, från förslagen i bokföringen och från mötesfunktionerna ersätts medlemmarnas fullständiga namn med platshållare, och namnen sätts tillbaka först i svaret du ser. Dokument, kvitton, e-post, ljud och texten i sökindexet skickas som de är. Det gör också register som föreningen läser in från en PDF eller en text, som en lägenhetsförteckning eller en aktiebok, och de kan innehålla personnummer; liksom styrelsens och undertecknarnas namn när bokslutet granskas. Samtliga AI-leverantörer agerar som personuppgiftsbiträden. AI-funktionerna erbjuds med stöd av berättigat intresse.

Assistenten läser bara det du själv har behörighet att se i föreningen. Samtal med assistenten sparas i 180 dagar efter det senaste meddelandet. En administratör kan stänga av AI för hela föreningen under Organisation › AI-användning; då skickas ingenting från föreningen till AI-leverantörerna.

Asamlas minne

Asamlas minne gör att assistenten kommer ihåg saker mellan samtal. Det är avstängt tills någon slår på det, och avstängt läser och skriver det ingenting.

• Ditt eget minne slår du på själv, och du godkänner då vad som sparas: det assistenten lär sig om dig av era samtal, hur du vill ha svaren, vad du håller på med och det du ber den komma ihåg. Bara du ser de filerna. Vi behandlar dem med ditt samtycke, och du kan när som helst stänga av och radera dem.
• Organisationens minne slår en administratör på, och det är då organisationens val. De filerna handlar om roller och arbetssätt, inte om enskilda personer, och alla i organisationen kan få svar ur dem. Vi stoppar rader med namn, kontaktuppgifter och känsliga uppgifter. Filerna lär sig av möten, dokument och kalender som alla i organisationen får läsa, och av det du själv skriver till assistenten, men bara om du har slagit på ditt eget minne. Assistentens svar tas inte med. Vill du få något ändrat vänder du dig till en administratör.

Filerna sparas tills de tas bort, även när samtalet de kom från är raderat. Ändringsloggar sparas i 90 dagar och förslag i ett år. Raderas ditt konto tas dina egna filer bort och ditt namn ur organisationens filer. Det som är relevant för en fråga skickas till Berget AI. Du får ut dina filer, och rader i organisationens filer som nämner dig, i din dataexport.

Guiden på Upptäck

På Upptäck och på föreningarnas offentliga sidor finns en guide som svarar på frågor. Guiden är en AI. Den får din fråga och det som redan är offentligt på sidan, till exempel föreningens namn, ort, beskrivning, evenemang och offentliga inlägg, men inga medlemsuppgifter och ingenting från en förening som har stängt av AI. Samtalen sparas inte. För att begränsa antalet frågor sätter guiden en nödvändig kaka med ett slumpmässigt id som gäller i 30 dagar. Asamla ansvarar för guiden, med stöd av berättigat intresse.

Föreningens e-post och AI

Om föreningen använder sin e-post i Asamla kan assistenten läsa e-posten och föreslå svar åt den som har behörighet att läsa föreningens e-post. Den som kopplar en egen AI-klient till Asamla (MCP) kan låta den läsa samma e-post, med samma behörighet.

Asamla i ChatGPT

Asamla finns som app i ChatGPT. Den svarar på frågor om föreningar utan att du har ett konto hos oss, med hjälp av vår föreningskunskap, våra mallar och guider och vår bidragsdatabas. Dina frågor och ChatGPT:s svar lagras inte hos Asamla; för samtalet i ChatGPT ansvarar OpenAI. Vi räknar vilka av appens verktyg som anropas, hur många träffar de ger och vilka val som gjordes (till exempel län eller ämne), utan frågan och utan något som säger vem som frågade, och sparar det i 90 dagar. Ber du ChatGPT spara ett dokument i Asamla lagrar vi dokumentets titel och text i 30 dagar så att du kan hämta det med länken du får. Sparar du det i en förening tas utkastets text, titel och föreningsnamn bort 30 dagar senare. Ett konto som skapas via länken märks med att det kom från ChatGPT, så att vi kan se om appen är till nytta.

9. Ändringar i policyn

Vi kan uppdatera denna policy vid behov. Vid väsentliga ändringar meddelar vi dig via e-post eller i tjänsten. Den senaste versionen finns alltid tillgänglig på denna sida.

10. Kontakt

Har du frågor om hur vi hanterar dina personuppgifter? Kontakta oss:

• E-post: hej@asamla.se
• Asamla AB, org.nr 559564-0920, Industrigatan 7, 646 35 Gnesta